สรุป 10 วิธีคิดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
จากหนังสือ ถ้าสอนงานแบบนี้ ฉันก็เก่งไปนานแล้ว
.
.
1.เริ่มพูดจากข้อสรุป
เพื่อให้อีกฝ่ายเห็นภาพรวมก่อน แล้วค่อยเพิ่มรายละเอียด
นอกจากจะทำให้อีกฝ่ายเข้าใจได้ง่ายแล้ว ยังทำให้สื่อสารได้เร็วขึ้นด้วย
.
โดยผู้เขียนแนะนำหลักการ PREP
Point = เริ่มด้วยประเด็นสำคัญที่เป็นข้อสรุป
Reason = ให้เหตุผลขยาย
Example = ยกตัวอย่างให้เห็นภาพ
Point = เน้นย้ำด้วยข้อสรุปอีกที
.
.
2. พูดด้วยตัวเลข
เพราะตัวเลขนับว่าเป็นข้อเท็จจริง
ตัวเลขคือภาษาสากล ที่ไม่ว่าใครก็เปลี่ยนแปลงหรือปฏิเสธไม่ได้
.
เวลาอยากหาหลักฐานมาอ้างอิงสิ่งที่พูด ให้ใช้ตัวเลขเป็นหลักฐาน
เช่น จะบอกว่ายอดขายคู่แข่งเดือนนี้ตกลง ก็ต้องเอาตัวเลขมาขยายให้เห็นภาพชัด ๆ ว่าตกลงเท่าไหร่ มากน้อยแค่ไหน
.
.
3. รู้ความคาดหวังของอีกฝ่าย และทำให้เหนือความคาดหวังนั้นนิดนึงเสมอ
สิ่งสำคัญคือ อย่าไปทำในสิ่งที่อีกฝ่ายไม่ได้คาดหวัง เพราะมันจะไม่เกิดประโยชน์อะไร
แต่ต้องทำให้ครบตามที่อีกฝ่ายคาดหวังไว้ 100%
และควรทำมากกว่านั้นเล็กน้อย เท่าที่ทำได้ เพื่อสร้างความประทับใจ
.
.
4. ฝึกคิดวิธีคิด
การคิดวิธีคิด คือการคิดก่อนเริ่มงานว่า เราต้องทำอะไรบ้างถึงจะได้มาซึ่งคำตอบ
ซึ่งหมายรวมถึง กระบวนการทำงานอย่างเป็นขั้นตอน
.
ถ้าเปรียบเทียบกับการก่อนสร้าง
ก่อนจะเริ่มงานเราต้อง มีภาพในหัว วางแบบแปลน และคิดวิธีในการทำงานอย่างละเอียด
.
ยกตัวอย่างเช่น งานการจัดทริปเที่ยวกับเพื่อน 3 คน
เราก็ต้องเริ่มจาก
- เช็ควันลาของทุกคนให้ลาตรงกันได้
- ลิสต์สถานที่ที่อยากไป
- ประเมินด้านต่าง ๆ ตั้งแต่สถานที่เที่ยว อาหาร กิจกรรม อากาศ ค่าใช้จ่าย การเดินทาง
- ลงความเห็น และตัดสินใจ
.
การจัดลำดับการทำงานให้ชัดเจน จะทำให้ทำงานจัดทริปได้ง่ายขึ้น
เพราะถ้าเราเอาทุกอย่างมาปนกันหมด เรากับเพื่อนก็คงต่างฝ่ายต่างสับสน
นอกจากนี้ เรายังควรจัดลำดับความสำคัญในการตัดสินใจในตอนท้ายด้วย
.
.
5. นำเสนอความคิดด้วยเทคนิค เมฆ-ฝน-ร่ม
เมฆ = ข้อเท็จจริงสิ่งที่สังเกตได้
ฝน = สิ่งที่จะเกิดขึ้น โดยเป็นข้อสันนิษฐานจากข้อเท็จจริงที่มี
ร่ม = สิ่งที่ควรทำเพื่อรับมือกับสิ่งที่จะเกิดขึ้น
.
เวลาเรานำเสนองาน หรือส่งงานให้คนอื่น
เราต้องนำเสนอทั้ง เมฆ-ฝน-ร่ม ให้ครบถ้วน
คนฟังจะได้เข้าใจที่มาที่ไป และความสำคัญของแผนการที่เรากำลังจะเสนอให้ไปปฏิบัติ
.
หลายคนอาจนำเสนอแค่เมฆ แล้วให้อีกฝ่ายไปตีความเอาเอง
แบบนี้ไม่ต่างอะไรกับ หมอที่ส่งผลตรวจเลือดมาให้ โดยไม่อธิบายอะไรเพิ่มเติม
.
หลายคนบอกแต่เมฆ และร่ม คือเสนอวิธีการแก้ปัญหาไปเลย โดยไม่บอกเหตุผล
แบบนี้ก็จะทำให้แผนการที่นำเสนอไม่น่าเชื่อถือ
.
แต่ที่หนักที่สุดคือ เอาเมฆ ฝน ร่ม มาตีกันมั่วไปหมด
ดังนั้นแล้ว เราควรฝึกเรียบเรียงข้อมูลในการนำเสนอให้เป็นแบบแผน และครบถ้วน
.
.
6. ฝึกคิดหาความเห็นของตัวเองเยอะ ๆ หลังเสพข้อมูล
การเสพข้อมูลเยอะ ๆ อาจไม่ช่วยอะไร ถ้าไม่รู้จักคิดหาเหตุผลของตัวเองบ้าง
เพราะการฝึกคิดคือการที่ทำให้เราได้เรียนรู้และพัฒนาตัวเอง
.
เราควรหมั่นฝึกคิดไปเรื่อย ๆ คิดไม่ถูกไม่เป็นไร ขอให้ได้ฝึก และเราจะค่อย ๆ เกลาความคิดตัวเองไปเรื่อย ๆ
.
.
7. บันทึกการประชุมให้เป็นระบบ อย่าบันทึกแบบถอดเสียงการประชุม
โดยหัวข้อที่ควรจะบันทึกคือ:
- หัวข้อที่ลงมติ
- หัวข้อที่ยังไม่ลงมติ และยกไปในการประชุมครั้งถัดไป
- เรื่องที่ต้องยืนยันเพิ่มเติม
- สิ่งที่ต้องทำในการประชุมครั้งถัดไป
.
.
8. อ่านหนังสือให้เหมือนอ่านข้อมูลในเว็บไซต์
ลองฝึกอ่านแบบค้นหาคำตอบดู
วิธีนี้คือการเริ่มจากตั้งเป้าหมายก่อนว่า เราจะอ่านหนังสือไปเพื่ออะไร
แล้วไม่ต้องอ่านทุกตัวอักษร แต่ให้กวาดตาอ่านข้าม ๆ ไปยังเป้าหมาย
.
ทำเหมือนกับการเสิร์ช Google เพื่อหาข้อมูลที่เราสนใจแบบเฉพาะเจาะจง
.
.
9. คนทำงานคือ “ผู้ผลิต” ไม่ใช่ “ผู้บริโภค”
ตอนเรียนหนังสือ เราอาจคุ้นชินกับการทำตัวเป็นผู้บริโภค นั่นก็คือการลงเรียนในวิชาที่อยากเรียน
เลือกทำกิจกรรมชมรม งานอาสา เท่าที่ตัวเองสนใจ
แต่การทำงานนั้นต่างกัน เพราะตอนเรียนเราเป็นคนจ่ายเงินให้มหาลัย แต่ตอนทำงานบริษัทจ่ายเงินเรา
เราจึงต้องผลิตงานให้บริษัท อย่าเอาแต่คิดว่า ทำไมบริษัทไม่ทำอันนู้นอันนี้ให้
.
สุดท้ายแล้ว คนที่จ่ายเงินให้บริษัทอีกทีก็คือ ลูกค้า
ดังนั้นแล้ว เราต้องผลิตงานเพื่อตอบสนองต่อลูกค้าให้ดีที่สุด
ถ้าถามว่าคุณค่าของงานที่เราทำอยู่ที่ไหน
คำตอบอาจอยู่ที่การสร้างประโยชน์สักอย่างแก่ลูกค้าก็เป็นได้
.
.
10. จงทำงานแบบ “เร็วและไม่สวย”
ดีกว่าการทำงานที่ สวยแต่ช้า
ว่ากันว่าเวลาที่ใช้ในการทำงาน 0-90% นั้นเท่ากับ 90-99%
และเวลาเท่าเดิมก็อาจใช้ในการทำงาน 99-100% ได้เหมือนกัน
.
สิ่งสำคัญจึงเป็นการทำงานออกมาให้ได้ระดับนึงก่อน ไม่ต้องสวย แต่ต้องให้เห้นภาพคร่าว ๆ ได้
เพราะมิฉะนั้นเราอาจไม่รู้ว่าที่ทำอยู่ถูกทางรึเปล่า
การทำมาจนถึง 90% หรือแม้แต่ 60% ให้ได้ก่อน จะช่วยให้เราเห็นภาภ และรู้คำตอบของแนวทางได้
.
.
รีวิวสั้น ๆ หลังอ่าน
หนังสือเขียนโดย คุณโออิชิ เท็ตสึยูกิ อดีตที่ปรึกษาธุรกิจจากบริษัท Accenture
เขาได้พยายามรวบรวมเทคนิคการทำงานที่เป็นประโยชน์สำหรับมือใหม่ ที่เพิ่งเข้าสู่โลกการทำงาน
โดยรวบรวมมาจากการพูดคุยสอบถามกับพนักงานระดับ senior หลายคน รวมไปถึงจากประสบการณ์ของตัวเขาเอง
หนังสือ 200 กว่าหน้านี้คือการคัดกรองเทคนิคที่น่าสนใจ ซึ่งครอบคลุมถึง การพูด การทำสไลด์ การทำ excel จนไปถึงวิธีคิดต่าง ๆ
.
ความรู้สึกหลังอ่าน ต้องบอกว่า ชอบหนังสือแปลญี่ปุ่นแนวนี้จริง ๆ
สั้น กระชับ ได้ใจความ เลือกเอาไปใช้ได้จริง
อ่านไปหลายเล่ม ก็ยังได้เจอเทคนิคใหม่ ๆ เสมอ
.
.
พิกัดสั่งซื้อ: https://shope.ee/7pJH2hJupk
.
.
...............................................................................
ผู้เขียน: Tetsuyuki Oishi (โออิชิ เท็ตสึยูกิ)
ผู้แปล: ทินภาส พาหะนิชย์
จำนวนหน้า: 216 หน้า
สำนักพิมพ์: บิงโก, สนพ.
...............................................................................
.
.
