รีวิว คนทำงานเร็วทำอะไรตอนที่เราไม่เห็น
.
‘คนทำงานช้า ทำงานหามรุ่งห้ามค่ำแต่งานไม่เสร็จ
คนทำงานเร็ว สร้างผลงานชั้นเยี่ยม แถมมีเวลาเหลือเฟือ’
.
เป็นหนังสือเพิ่มเทคนิคการทำงานให้เสร็จอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ส่งตรงจากญี่ปุ่น เขียนขึ้นโดยหัวหน้าทีมโปรเจกต์อาวุโสที่เคยทำงานในบริษัท IBM มาหลายปี
.
โดยรวมนับว่าเป็นหนังสืออีกเล่มที่มีเนื้อหาแปลกใหม่พอควร เพราะเขียนขึ้นจากประสบการณ์ตรงของผู้เขียนที่ผ่านการทำงานในบริษัทไอทียักษ์ใหญ่มาอย่างโชกโชน
.
แน่นอนว่าหนังสือแปลจากญี่ปุ่นส่วนใหญ่จะเป็นแนวๆแชร์ประสบการณ์ และแบ่งย่อยเป็นหัวข้อสั้นๆให้ไปเลือกสรรไปใช้ได้ง่าย เล่มนี้ค่อนข้างเกี่ยวกับเรื่องการทำงานซะมาก ตามชื่อเรื่อง
.
บางอันเป็นเทคนิคปลีกย่อยที่ละเอียด ลงลึกถึงขั้นการใช้ปุ่มลัดเพิ่มความเร็ว แต่หลายๆอย่าง ไม่ว่าจะทำงานอะไรก็น่าจะเอาไปประยุกต์ใช้ได้ ไม่มากก็น้อย
.
เนื้อหาครอบจักรวาลการทำงานตั้งแต่เรื่อง การจัดระเบียบก่อนลงมือทำ การส่งงานตามเดดไลน์ การเตรียมอุปกรณ์ในการทำงาน การจัดระเบียบอีเมล การจัดเอกสาร การใช้เอกซ์เซล การใช้ปุ่มลัด การกำจัดเวลาคอย การประชุม การมอบหมายงาน การรับข้อมูล การใช้เวลาว่าง การมีสมาธิจดจ่อ
.
เหตุผลหลักที่เราต้องทำงานให้เสร็จเร็วๆ เพราะ ‘งานคือภาระ’ ที่ไม่อยากเก็บไว้กับตัวนาน จึงอยากกำจัดออกไปไวๆ
.
.
กฎ 3 ข้อที่ใช้ในการทำงานเร็ว เริ่มจาก
กฎข้อที่ 1: ทำอย่างเร็ว ด้วยเทคนิคต่างๆ ในทุกกระบวนการ
กฎข้อที่ 2: ตัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นทิ้งไป เพราะจะทำให้เสียเวลาเปล่า
กฎข้อที่ 3: ทำให้ถูกต้องแม่นยำ ตั้งแต่ต้น จะได้ไม่ต้องเสียเวลาไปทำใหม่
.
.
หนังสือนำเสนอกว่า 75 เทคนิคโดยยึดตามกฎพื้นฐานแห่งการทำงานเร็วทั้ง 3 ข้อนี้
โดยผมขอเลือก 6 เทคนิคที่ชอบเป็นการส่วนตัวและนำไปใช้ได้จริงมาเล่าให้ฟังนะครับ
.
1) ไม่ควรตั้งเป้าว่าทุกงานจะได้ 100 คะแนนเต็ม
.
บางครั้งการจะทำให้ได้เต็ม 100 คะแนนสำหรับทุกงานอาจใช้เวลาและความพยายามมากเกินจำเป็น
.
มันทำให้เราเสียเวลาไปทำงานอื่น คนทำงานเร็วจึงมักตั้งเป้าไว้ที่การทำให้ได้ประมาณ 80 คะแนนจาก 100 หรือตั้งเป้าไว้ในระดับที่เหมาะกับแต่ละงาน
.
บางงานทำแค่ 20 คะแนนก็พอแล้ว บางงานก็อาจจะ 50 คะแนน บางงาน 80 คะแนน แล้วเอาเวลาที่เหลือไปทำงานอื่นดีกว่า
.
แต่ถ้าคนอื่นมอบหมายเราให้ตั้งเป้าไว้ 20 คะแนน เราอาจทำไปประมาณ 22 คะแนน หรือทำให้เกินกว่าที่เขาคาดคิดไว้สัก 1 หรือ 2 คะแนน เพื่อให้เขาประเมินว่าเราทำงานอยู่ในระดับที่ดีมาก
.
.
2) แม้จะเป็นงานที่ทำคนเดียว แต่ก็ต้องกำหนดระยะเวลาในการทำงาน
.
เป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่จะชอบทำงานตอนใกล้ๆเดดไลน์ มีคำอธิบายอย่างเป็นวิทยาศาสตร์อยู่ 2 เรื่องสำหรับปรากฎการณ์นี้
.
เรื่องแรกคือ Student syndrome หรือการที่นักเรียนมักจะเริ่มทำการบ้านตอนใกล้ๆส่งเท่านั้น สมัยเราเป็นนักเรียนน่าจะเคยผ่านมากันทุกคน กับการอ่านหนังสือ คืนก่อนสอบ หรือทำงานไม่กี่วันก่อนส่ง
.
เรื่องที่ 2 คือ เรื่องกฎของพาร์กินสัน ว่าด้วยเรื่องที่คนเราชอบใช้เวลาที่มีอย่างเต็มที่กับการทำงานๆหนึ่ง โดยถ้าหัวหน้าให้งานเรา 1 เดือน เราก็จะใช้เวลาทั้งหมด 1 เดือนในการทำงานนั้น และถ้าหัวหน้าให้งบมา 5 ล้านบาท เราก็จะใช้ทั้งหมด
.
ถ้าเราเป็นหัวหน้า เราจึงควรกำหนดเดดไลน์ให้คนที่เรามอบหมายงานไป โดยคำนึงถึงปรากฎการณ์ดังกล่าวที่มักเกิดกับมนุษย์หลายๆคน
.
แต่ถ้าเราต้องทำงานคนเดียว เทคนิคที่หนังสือนำเสนอคือการกำหนดเดดไลน์ของตัวเองให้ ‘เสร็จเร็วกว่าเดดไลน์จริงประมาณ 1 สัปดาห์’ เพื่อให้เรามีเวลาเหลือเฟือในการแก้งาน และเตรียมรับมือกับเหตุการณ์ฉุกเฉิน โดยเฉพาะพวกงานแทรกต่างๆ
.
.
3) ปุ่มลัด 6ปุ่มที่ควรจำให้ได้
.
ปุ่มแรก Win + D เพื่อแสดงหน้า desktop เวลาที่เราปิดทิ้งไว้หลายๆหน้าต่าง
.
ปุ่มที่ 2 Win + L เพื่อล็อคหน้าจอเวลาลุกออกจากโต๊ะทำงาน
.
ปุ่มที่ 3 Alt + tab หรือ Win + tab เพื่อสลับหน้าจอไปมา ช่วยได้มากเมื่อเราต้องเปิดหน้าจอ excel และ word สลับไปมา
.
ปุ่มที่ 4 Esc เมือต้องการยกเลิกอะไรก็ตาม โดยเฉพาะเมื่อมีพวกหน้าต่าง pop-up ขึ้นมา
.
ปุ่มที่ 5 Alt + ลูกศรซ้ายเมื่อต้องการเปลี่ยนกลับไปที่หน้าที่แล้ว เมื่อใช้งานเบราเซอร์
และ Alt + ลูกศรขวา เมื่อต้องการไปที่หน้าถัดไปเมื่อใช้งานเบราเซอร์
.
ปุ่มที่ 6 ใช้ปุ่ม Home เพื่อเลื่อนไปส่วนบนสุดของหน้าเว็บไซต์ และปุ่ม End เพื่อเลื่อนไปที่ส่วนล่างสุดของหน้าเว็บไซต์
.
.
4) ลิงของลูกน้องต้องให้ลูกน้องแบกรับไว้เอง
.
ถ้าเราเปรียบงานเป็นลิง หัวหน้าที่ดีจะไม่เอาลิงของลูกน้องมาแบกไว้บนบ่า เพราะจะทำให้หัวหน้ามีงานล้นมือจนไม่มีเวลาไปทำอย่างอื่น
.
หัวหน้าที่ดีต้องรู้จักมอบหมายงาน และให้ลูกน้องแบกรับลิงของตัวเองไว้บนบ่า แต่หัวหน้าที่ดีต้องคอยให้คำปรึกษา และเลือกลิงที่จำเป็นจะมาแบกรับไว้จริงๆเท่านั้น
.
.
5) ตั้งข้อสงสัยให้รอบด้าน จะช่วยไม่ให้เกิดความผิดพลาด
.
แน่นอนว่ากฎที่สำคัญอีกข้อของคนทำงานเร็วคือการทำงานที่ไม่ผิดพลาดแต่ต้น การวิเคราะห์ข้อมูลให้ถูกต้องแม่นยำตั้งแต่ที่ได้รับมาจึงมีความสำคัญมาก
.
แน่นอนว่าเมื่อเราได้รับข้อมูลใหม่มา ไม่ว่าจะจากทางลูกน้อง หรือว่าเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ เราควรใช้การคิดเชิงวิพากษ์ (Critical thinking) เพื่อพิจารณาข้อมูลที่ได้รับมานั้นอย่างรอบด้าน และลดความผิดพลาดในการตีความหมายข้อมูล
.
โดยเราอาจลองตั้งคำถามง่ายๆกับข้อมูลนั้น เพื่อให้ตัวเองเข้าใจอย่างถ่องแท้มากขึ้น
(1) ข้อมูลที่ได้รับมาคืออะไร
(2) ผู้รวบรวมใช้วิธีการไหนในการได้มาซึ่งข้อมูล
(3) ผู้รวบรวมมีความคิดเห็นอย่างไรต่อข้อมูลนั้น
.
เช่น เราได้รับข้อมูลว่า ‘แฮนด์ครีมตัวนั้นขายไม่ดีเลยในหน้าหนาว บริษัทควรเน้นขายช่วงหน้าร้อนแทน’ เราควรคิดและตั้งคำถามกับคนรวบรวมข้อมูลว่า ทำไมแฮนด์ครีมตัวดังกล่าวถึงขายไม่ดีในหน้าหนาว เขาเอาข้อมูลมาจากไหน ทำไมเขาถึงคิดว่าขายหน้าร้อนจะดีกว่า เขาคิดเห็นอย่างไรต่อข้อมูลนี้
.
.
6) จัดเตรียมเสื้อสูทให้เหลือ 0 วินาที
.
สำหรับคนที่ขี้เกียจแต่งตัวเมื่อต้องออกจากบ้าน อาจใช้วิธี แขวนเสื้อสูท และเสื้อเชิ้ต ที่มีจำนวนไม่เท่ากันไว้ในตู้ และพอถึงเวลาออกจากบ้านก็หยิบแต่ตัวหน้าสุดออกมาใช้ พอกลับถึงบ้านก็เอาตัวที่เพิ่งใส่ไปไว้ด้านหลัง
.
เพราะจำนวนเสื้อสูท และเสื้อเชิ้ตไม่เท่ากัน แต่ละวันเราจึงแต่งตัวไม่เหมือนเดิม คนก็จะคิดว่าเรามาด้วยชุดใหม่
.
วิธีนี้ช่วยให้เราประหยัดเวลาในการเลือกเสื้อผ้า เหมาะอย่างมากในช่วงเช้าที่เรามีเวลาน้อย และขี้เกียจคิดเสื้อผ้าที่จะใส่
.
.
โดยรวมแล้วหนังสืออ่านง่าย เทคนิคดีน่าสนใจ มีประโยชน์ เหมาะกับนำไปใช้ช่วยทำงานได้จริงครับ
.
.
………………………………………………………………………………………………………
ผู้เขียน: คิเบะ โทโมะยูกิ
ผู้แปล: ภัทรวรรณ ศรประพันธ์
สำนักพิมพ์: Welearn
จำนวนหน้า: 238 หน้า
เดือนปีที่พิมพ์: 2020
………………………………………………………………………………………………………
.
.
สั่งซื้อหนังสือได้ที่
.
.
#หลังอ่าน #หนังสือควรอ่านก่อน30 #100เล่มควรอ่านก่อน30 #คนทำงานเร็วทำอะไรตอนที่เราไม่เห็น #Welearn
.
.
Comments